Persoonsgegevens

Studievereniging RUIS heeft de volgende persoonsgegevens van haar leden:

• Voornaam
• Achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Adresgegevens
• Mobiele nummer
• Emailadres
• Studiejaar
• Studentnummer
• Rekeningnummer
• Start lidmaatschap

De gegevens voor- en achternaam, studentnummer en studiejaar worden gebruikt om de leden persoonlijk te kunnen benaderen. Alle leden van SV RUIS krijgen een ledenpas, dit is een persoonlijke pas waarmee zij kunnen genieten van verschillende voordelen als lid. Voorbeelden van voordelen zijn korting op boeken bij bol.com, korting op acties in de kroeg Bascafé en hiermee kunnen ze aantonen dat ze lid zijn van SV RUIS.

Geslacht en geboortedatum worden gebruikt om een beeld te krijgen van onze leden. Hierdoor is de verhouding tussen mannen en vrouwen te zien. Er bestaat een mannencommissie die speciale mannenactiviteiten organiseert, daarom is het van belang om te weten wie de mannen zijn.  Daarnaast is het voor SV RUIS belangrijk om te weten welk lid er minderjarig of meerderjarig is.

Adresgegevens, mobiele nummer en emailadres zijn noodzakelijk voor SV RUIS, omdat de leden zo kunnen worden bereikt op alle mogelijke manieren. Daarnaast is het rekeningnummer van een lid van belang, omdat zo het lidmaatschap van €15,- voor leden of €10,- voor alumnileden geïnd kan worden.

Indien een persoon ervoor kiest om het lidmaatschap bij SV RUIS op te zeggen, worden de persoonsgegevens van deze persoon vernietigd.

De persoonsgegevens van de leden van SV RUIS worden bewaard in fysieke mappen door het dagelijks bestuur van SV RUIS, deze mappen worden bewaard in een afgesloten kast. Daarnaast worden de persoonsgegevens online op de computer bewaard via het programma Conscribo. Conscribo is een administratiesoftware.

SV RUIS maakt gebruik van twee grondslagen namelijk toestemming van de leden en noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst.

Toestemming publiceren beeldmateriaal

Tijdens feesten, borrels, gastcolleges, bedrijfsuitjes en alle andere activiteiten die SV RUIS organiseert, worden foto’s en/of video’s gemaakt. Deze worden gepubliceerd op onze social mediakanalen Facebook en Instagram en op de website van SV RUIS. Deze foto’s bieden een toegevoegde waarde, omdat buitenstaanders en andere leden kunnen zien wat SV RUIS organiseert.

Daarnaast zal het beeldmateriaal gebruikt worden voor andere communicatiedoeleinden zoals folders en/of posters.

Verantwoordelijkheid

Het dagelijks bestuur van SV RUIS is verantwoordelijk voor de bescherming van de persoonsgegevens. Dit zijn de voorzitter, secretaris en de penningmeester.

Aanmelden nieuwe leden

Vanaf heden wordt er op het aanmeldingsformulier van SV RUIS toestemming gevraagd aan de persoon of hij/zij akkoord gaat met het privacybeleid van SV RUIS.

Voor het laatst bijgewerkt op: 25 mei 2018